Module 04 · Notes de frais et missions
De l'ordre de mission au remboursement.
Le collaborateur photographie ses justificatifs, le manager valide, la comptabilité exporte. Les barèmes et les plafonds sont appliqués automatiquement.
Le justificatif en photo, la note en 30 secondes.
Depuis le téléphone, le collaborateur photographie le ticket, choisit la catégorie et envoie. Plus d'enveloppes de reçus en fin de mois.
- Photo du justificatif depuis le mobile
- Catégories : transport, hôtel, repas, carburant, autres
- Kilométrage avec barème
- Brouillon et envoi groupé
Des ordres de mission avant le départ.
Destination, dates, avance, frais pris en charge : l'ordre de mission est validé avant le déplacement, et les frais s'y rattachent au retour.
- Ordre de mission avec circuit de validation
- Avances sur frais et régularisation
- Rattachement automatique des notes
- Document signé exportable
Des plafonds appliqués, une compta qui exporte.
Les plafonds par catégorie et par niveau sont contrôlés à la saisie. La comptabilité reçoit un export propre, et les remboursements passent dans les variables de paie si vous le souhaitez.
- Plafonds par catégorie, par niveau et par site
- Validation manager puis comptabilité
- Export comptable Excel
- Remboursement via la paie ou par virement
Contrôles
Ce que SmartHR vérifie à votre place.
Justificatif présent
Pas de dépense sans photo ou pièce jointe, sauf catégories exemptées.
Plafond respecté
Hôtel, repas, carburant : le dépassement est signalé au validateur.
Doublons
Même montant, même date, même catégorie : alerte avant validation.
Mission rattachée
Les frais de déplacement doivent correspondre à un ordre de mission.
Délai de soumission
Relance des notes non envoyées après la fin de la mission.
Séparation des rôles
Le demandeur ne valide jamais sa propre note.
Questions fréquentes
Notes de frais et missions
Les notes de frais passent-elles par la paie ?
Au choix. Les remboursements peuvent être exportés dans les variables de paie du mois ou réglés par virement séparé, avec export comptable.
Peut-on définir des plafonds différents par niveau ?
Oui : par catégorie de dépense, par niveau hiérarchique et par site.
Faut-il conserver les reçus papier ?
Les justificatifs photographiés sont conservés dans SmartHR. Vérifiez avec votre expert-comptable les pièces originales à garder pour la déductibilité fiscale.
Combien de niveaux de validation ?
Un ou deux niveaux (manager, puis comptabilité ou direction), configurables par type de note.
Un seul registre
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Plus de reçus dans des enveloppes.
Une démo de 30 minutes sur vos barèmes et votre circuit de validation.